При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;
. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после её окончания;
. Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво.
Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:
- по назначению;
- по содержанию хозяйственных операций;
по порядку составления;
по способу отражения операций;
по месту составления.
1. По назначению:
распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте;
- оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами;
бухгалтерского оформления - документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе;
комбинированные - документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.
2. По содержанию хозяйственных операций:
материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей;
- денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия;
расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам.
3. По порядку составления:
первичные - хозяйственная операция отражается впервые. Пример: накладная, приходный ордер;
- сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов.
4. По способу отражения операций:
разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей;
- накопительные - документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции.
5. По месту составления:
внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны;
- внутренние - документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.